Le cloud au service de la GED

La révolution numérique est en marche et la question de l’avantage du cloud computing dans la mise en place d’une solution de GED en entreprise se pose de plus en plus. Le mode Saas se positionne aujourd’hui comme un axe fort de développement de la GED et possède de nombreux atouts. Quels sont les principaux avantages de l’utilisation d’une solution de gestion électronique de documents (GED) dans le Cloud ?

Qu’est-ce que le cloud computing ?

Le cloud computing c’est mettre un nuage entre les utilisateurs et le matériel informatique. Il s’agit de ne plus se préoccuper du matériel et de consommer directement les ressources dont l’application a besoin. L’application est ainsi accessible en ligne.

La GED installée dans un cloud pourra stocker l’ensemble de vos données et les rendre accessibles partout, en toute sécurité.

L’innovation cloud au service de la gestion électronique des documents

L’installation dans le cloud des applications a été simplifié, tant sur l’aspect économique que technique.

Voici 3 raisons essentielles de posséder une solution de GED en cloud computing :

Facilité d’accès

La crise sanitaire et la prolifération du télétravail nous ont prouvé qu’il est vital pour les entreprises d’être mobile donc de se doter d’outils qui le permettent. La mobilité est une caractéristique du cloud et la gestion documentaire en bénéficie.

L’accès à la solution de GED se fait facilement via votre navigateur internet. Aucune installation sur les postes n’est à prévoir. Vous pouvez accéder à vos documents de n’importe où, n’importe quand et à partir de n’importe quel support.

Le cloud est évolutif

La capacité de stockage sur des années est très souvent une difficulté à prévoir sur le long terme. Avec le cloud, si votre base documentaire évolue, Pas d’achat de licences ou de serveurs supplémentaires, vous augmentez tout simplement votre espace de stockage. Les ressources s’adaptent à vos besoins.

Une sécurité avancée

D’après les chiffres du FIC c’est 10,4% de données personnelles qui sont depuis juin 2019 affectées par des violations de données. Le délai moyen nécessaire observé pour une entreprise de se remettre d’une violation de données est de 5 mois. Et la perte de son chiffre d’affaires suite à cette violation de sécurité atteint en moyenne 8 %. Le cloud permet de sécuriser votre GED en offrant une infrastructure de type bancaire mutualisée. Grâce à  cette solution, vous disposez d’un niveau de sécurité plus élevé.

Autre intérêt fort du Cloud…

La possibilité d’intégrer autant d’applications que vous le souhaitez. Par exemple en installant un éditeur Web collaboratif vous pourrez travailler sur le même document, à plusieurs et en même temps.

La mise en place d’une solution de GED dans le cloud est un choix stratégique. Elle représente de réelles opportunités pour les PME qui ne disposent pas toujours des moyens humains et matériels suffisants.

Pulse, la solution de gestion documentaire de Synapture, capable de s’intégrer avec n’importe quelle solution du marché (dont Alfresco) permet de gérer de grands volumes de fichiers. Elle est accessible depuis un navigateur Web et permet de stocker, centraliser et partager facilement les documents de l’entreprise. En associant Pulse à votre solution, vous intégrez la GED au cœur des processus métiers de votre entreprise. Vous disposez ainsi d’un espace documentaire sécurisé et d’un système de sauvegarde des données dans le cloud dont les serveurs sont hébergés en France dans le respect de la RGPD.