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Logiciel de GED Nextcloud

Nextcloud est une solution collaborative permettant de stocker et partager des fichiers en ligne conçue pour s’interfacer avec toutes les applications métiers. C’est une belle alternative à Dropbox, Google Drive ou bien OneDrive.

Grâce à ce logiciel GED Nextcloud, vous pouvez sauvegarder et synchroniser des documents ou bien des applications depuis différents terminaux comme un smartphone, un ordinateur ou encore une tablette et organiser vos tâches également au format Kanban.

Mettez en place rapidement un Cloud privé afin de sécuriser les documents de votre entreprise.

WE FIND optimise ce logiciel open source pour en améliorer les systèmes de gestion électronique.

Les avantages du logiciel de GED Nextcloud

  • Haute disponibilité pour recevoir des fichiers volumiques. Le logiciel permet ainsi de sauvegarder et de traiter de nombreux documents
    Partage des contenus à des utilisateurs du progiciel, mais aussi à des personnes externes


  • Protection de vos contenus. Ils ne sont pas déplacés sur des serveurs tiers et vous restez maître des informations que vous ajoutez au cloud. En outre, les fichiers sont chiffrés sur le serveur


  • À ce propos, les PDF et les fichiers en format OpenDocument peuvent être visionnés depuis le cloud GED


  • Nextcloud propose aussi un service de messagerie web pour gérer vos emails, et maintes autres applications


  • Synchronisation des fichiers réalisée continuellement entre les différents appareils qui se connectent au cloud


  • Présence d’un gestionnaire de marque-pages (ou signets) qui permet de retrouver la position d’un document en particulier


  • Présence d’un éditeur de texte en ligne avec coloration syntaxique (formatage automatique des éléments du texte par l’emploi d’une couleur et d’une police de caractère spécifique). Vous pouvez aussi faire des annotations avec un éditeur de texte prenant en charge le Markdown, un langage de balisage léger. Il peut être converti ensuite en différents formats comme le PDF


Les applications intégrées à NEXTCLOUD

WORKFLOW

pour appliquer un processus à des documents en interne ou en le connectant à des outils externes, suivant un ensemble de règles définies

TASKS

pour ajouter des tâches, changer leur titre, renseigner une description, attribuer des dates de début et d’échéance, définir des heures de rappel, définir des niveaux d’importances, ajouter des commentaires ou encore les supprimer

PHONE SYNC

une application Nextcloud qui synchronise vos SMS avec le cloud

PASSWORDS

pour stocker vos mots de passe de manière sécurisée (cryptage et moniteur de sécurité de mot de passe). L’outil vous permet également de partager vos mots de passe

Restrict login to IP addresses

pour restreindre la connexion à des adresses IP définies

Full Text Search

l’application de recherche plein texte pour retrouver un fichier à l’aide des mots-clefs qu’il contient

Contacts Nextcloud

pour coordonner les contacts de différents terminaux et les modifier. L’application peut aussi servir à partager des carnets d’adresses avec ses collègues

Keep or Sweep

qui nettoie les données présentes dans le “nuage”

Guests

qui sert à inviter des utilisateurs externes. Ces derniers reçoivent une notification par courriel avec un lien. Vous pouvez convier un collaborateur à accéder à un fichier unique ou à un ensemble de documents. De plus, les applications accessibles aux comptes invités sont sur liste blanche

Mind Map

un outil web capable d’éditer des fichiers de cartes mentales. Idéal pour les travaux collaboratifs ou la gestion de projets

USERS
STORIES

1. CONTEXTE & BESOIN

Numériser les documents papier et les rendre facilement accessibles en lien avec les fiches clients.

Montée de version et intégration de fonctionnalités collaboratives : offrir de nouvelle fonctionnalités et permettre à CNP d’avoir une vue client à 360°.

2. SOLUTION WE-FIND

Audit – puis gestion technique du projet. Pilotage de la migration. Mise en place de fonctionnalités collaboratives, installation et configuration d’un nouveau moteur de recherche Solr avec du Full text search (recherche plein texte)

3. RESULTATS OBTENUS

Des instances avec la dernière version d’Alfresco et mise en place de processus pour mettre à jour régulièrement et profiter de l’état de l’art technique et fonctionnel.

Possibilité de trouver les documents d’un souscripteur à 360°. Possibilité également de retrouver des contrats avec d’autres informations que le souscripteur d’origine (Full text search « Solr »)

Co-édition en ligne très utilisée par le service juridique. L’instance OnlyOffice dédiée permet de conserver toutes les données sur un serveur dédié privé CNP et ainsi maitriser les données comme l’exigent les normes notamment la RGPD

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / Migration /SSO / Upgrade / clustering / Maintenance & support

5. TECHNOLOGIES

Alfresco, Solr, EPHESOFT, OnlyOffice

1. CONTEXTE & BESOIN

Besoin d’une GED en remplacement du file système Windows serveur en place. Les fonctionnalités sont limitées et les utilisateurs se plaignent car les fonctionnalités suivantes manquent :

  1. Un système de recherche « Full text » avec facettes,
  2. Gestion documentaire partagée et intégrée au poste de travail
  3. Co-édition en ligne.

Besoin d’un système d’archivage notamment pour la mise en conformité RGPD mais également pour réduire les coûts de gestion des fichiers peu ou pas utilisés. Il s’agit de gérer les « Archives intermédiaires ».

2. SOLUTION WE-FIND

Installation d’Alfresco et des modules déjà développés dont Pulse, notre interface collaborative en Angular.

Développements sur mesure pour les besoins d’EDF Assurances.

L’accompagnement et la conduite du changement sont des enjeux majeurs sur lesquels nous sommes intervenus.

3. RESULTATS OBTENUS

La plate-forme est devenue une base collaborative puissante et au centre de l’activité de tous.

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / Migration /SSO / Upgrade / clustering / Maintenance & support

5. TECHNOLOGIES

Alfresco, Java, Angular

1. CONTEXTE & BESOIN

Le Groupe avait besoin d’une plate-forme collaborative permettant aux notaires et collaborateurs de 30 études en France de capitaliser sur les différentes expertises mise en œuvre. A cela s’ajoute le centre juridique commun qui répond à des demandes de consultations spécifiques. Les consultations peuvent être utile sur d’autres dossiers d’autres études.

Le Groupe est le 1er réseau notarial en France et se démarque avec une identité forte. Dans la continuité de sa stratégie digitale, le Groupe souhaitait proposer aux clients des étude une plate-forme de data room personnalisée.

2. SOLUTION WE-FIND

Création d’une plate-forme collaborative sur mesure : Boost.

Création d’une data room sur mesure : DR Boost.

Ces 2 plate-formes sont aujourd’hui utilisées par beaucoup d’autres clients.

3. RESULTATS OBTENUS

Un portail plus moderne, en phase avec les ambitions du client grâce au processus d’élaboration et de déploiement reconnu par les équipes engagées (comité de pilotage interne).

Les client se souviennent de la data room du Groupe qui contribue à renforcer l’image du Groupe.

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / Migration /SSO / Upgrade / clustering / Maintenance & support

5. TECHNOLOGIES

Angular, Java, NodeJS, Alfresco

1. CONTEXTE & BESOIN

La division des matériels à Lyon de la SNCF souhaite faire évoluer son système de workflows complexes permettant de suivre les pannes.

2. SOLUTION WE-FIND

Propositions via des PoC, de solutions BPM dont ACTIVITI, permettant de réaliser des workflows compliqués sur mesure. Les systèmes devaient être adaptés de sorte que la SNCF soit autonome une fois la plate-forme déployée et ainsi pouvoir créer ou modifier des workflows.

3. RESULTATS OBTENUS

Une plate-forme fonctionnelle offrant une réponse puissante et flexible face aux besoins. Interaction avec serveur de SMS pour répondre au besoin de temps réel.

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / clustering & rep / BPM / Développements sur mesure / PoC

5. TECHNOLOGIES

Java, Activiti, Angular, PEGA