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Data Room électronique

Une data room est un « Espace virtuel » permettant de suivre et faire appliquer un processus de fusion-acquisition ou toute autre transaction. Elle permet de mettre en concurrence les offres de différentes entités anonymes.

La Data Room Synapture est facile d’utilisation, sécurisée, et personnalisée.

 

  • Un service personnalisé de partage de documents avec ses collaborateurs, ses clients et ses prestataires
  • Un suivi en temps réel des actions des utilisateurs
  • Un outil qui améliore l’efficacité des équipes tout en gardant la confidentialité des données

L’importance de la data room en entreprise

Tous les secteurs d’activité et types d’entreprises sont concernés, à partir du moment où il existe un besoin de stocker, classer, partager, valider (Workflow) et archiver de nombreux documents digitaux ou numérisés.

La data room sert ainsi aux PME dans les échanges avec leurs clients, leurs fournisseurs, leurs partenaires et entre leurs employés… L’outil de GED va structurer les informations mises à disposition des différentes équipes, des collaborateurs et des prestataires comme l’expert-comptable, l’avocat, le notaire, et les banques.

Les PME peuvent alors :

  • Réunir tous leurs documents en un même lieu.
  • Distribuer des accès spécifiques à certains répertoires : les accès sont personnalisés pour chaque partie prenante : le comptable, le juriste, le chargé de projet marketing, etc.
  • Fluidifier la communication entre les intervenants et éviter les oublis.
  • Permettre à plusieurs collaborateurs de remplir ensemble progressivement la data room au fur et à mesure des besoins.

Avantages de la data room électronique Synapture

La data room virtuelle réunit des documents électroniques – digitaux, scannés, ou encore même numérisés par reconnaissance optique de caractères… Pour faciliter leur consultation, les fichiers sont classés, le plus souvent en arborescence, par répertoires et sous-répertoires. Mais l’environnement de stockage propose bien d’autres outils et processus !

Des workflows pour faciliter la gestion des documents

Dans un processus de cession d’entreprise ou de vente d’un bien, l’espace digital offre une grande transparence qui accélère le processus et fait gagner du temps grâce à l’intégration de workflows de gestion électronique des documents (GED). Un autre bon point pour la prise de décision des acheteurs.

En outre, la mise à jour est fiable et l’information délivrée est identique pour tous les acquéreurs potentiels.

Un respect de la confidentialité

Pour maintenir la confidentialité, une data room virtuelle empêche quiconque de faire des sauvegardes ou des copies de documents. L’accès à ce serveur informatique peut également être réglementé et limité selon le caractère secret de certains contenus.

Un échange à distance

Pour y accéder (24h/24), les acquéreurs peuvent passer par un intranet ou un extranet. Là encore, un mot de passe vient sécuriser l’accès au portail Web.
L’espace numérique leur permet de poser des questions, et permet au vendeur d’y répondre : la communication est fluidifiée. L’échange peut donc être entièrement dématérialisé entre le vendeur et l’investisseur, et ce sans avoir à quitter l’environnement de la data room pour se rendre sur un service de messagerie en ligne par exemple. Par ailleurs la dématérialisation permet de réaliser des économies significatives sur des déplacements et divers coûts logistiques.
Enfin, la taille des fichiers ne présente pas de problème sur la data room

USERS
STORIES

1. CONTEXTE & BESOIN

Numériser les documents papier et les rendre facilement accessibles en lien avec les fiches clients.

Montée de version et intégration de fonctionnalités collaboratives : offrir de nouvelle fonctionnalités et permettre à CNP d’avoir une vue client à 360°.

2. SOLUTION WE-FIND

Audit – puis gestion technique du projet. Pilotage de la migration. Mise en place de fonctionnalités collaboratives, installation et configuration d’un nouveau moteur de recherche Solr avec du Full text search (recherche plein texte)

3. RESULTATS OBTENUS

Des instances avec la dernière version d’Alfresco et mise en place de processus pour mettre à jour régulièrement et profiter de l’état de l’art technique et fonctionnel.

Possibilité de trouver les documents d’un souscripteur à 360°. Possibilité également de retrouver des contrats avec d’autres informations que le souscripteur d’origine (Full text search « Solr »)

Co-édition en ligne très utilisée par le service juridique. L’instance OnlyOffice dédiée permet de conserver toutes les données sur un serveur dédié privé CNP et ainsi maitriser les données comme l’exigent les normes notamment la RGPD

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / Migration /SSO / Upgrade / clustering / Maintenance & support

5. TECHNOLOGIES

Alfresco, Solr, EPHESOFT, OnlyOffice

1. CONTEXTE & BESOIN

Besoin d’une GED en remplacement du file système Windows serveur en place. Les fonctionnalités sont limitées et les utilisateurs se plaignent car les fonctionnalités suivantes manquent :

  1. Un système de recherche « Full text » avec facettes,
  2. Gestion documentaire partagée et intégrée au poste de travail
  3. Co-édition en ligne.

Besoin d’un système d’archivage notamment pour la mise en conformité RGPD mais également pour réduire les coûts de gestion des fichiers peu ou pas utilisés. Il s’agit de gérer les « Archives intermédiaires ».

2. SOLUTION WE-FIND

Installation d’Alfresco et des modules déjà développés dont Pulse, notre interface collaborative en Angular.

Développements sur mesure pour les besoins d’EDF Assurances.

L’accompagnement et la conduite du changement sont des enjeux majeurs sur lesquels nous sommes intervenus.

3. RESULTATS OBTENUS

La plate-forme est devenue une base collaborative puissante et au centre de l’activité de tous.

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / Migration /SSO / Upgrade / clustering / Maintenance & support

5. TECHNOLOGIES

Alfresco, Java, Angular

1. CONTEXTE & BESOIN

Le Groupe avait besoin d’une plate-forme collaborative permettant aux notaires et collaborateurs de 30 études en France de capitaliser sur les différentes expertises mise en œuvre. A cela s’ajoute le centre juridique commun qui répond à des demandes de consultations spécifiques. Les consultations peuvent être utile sur d’autres dossiers d’autres études.

Le Groupe est le 1er réseau notarial en France et se démarque avec une identité forte. Dans la continuité de sa stratégie digitale, le Groupe souhaitait proposer aux clients des étude une plate-forme de data room personnalisée.

2. SOLUTION WE-FIND

Création d’une plate-forme collaborative sur mesure : Boost.

Création d’une data room sur mesure : DR Boost.

Ces 2 plate-formes sont aujourd’hui utilisées par beaucoup d’autres clients.

3. RESULTATS OBTENUS

Un portail plus moderne, en phase avec les ambitions du client grâce au processus d’élaboration et de déploiement reconnu par les équipes engagées (comité de pilotage interne).

Les client se souviennent de la data room du Groupe qui contribue à renforcer l’image du Groupe.

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / Migration /SSO / Upgrade / clustering / Maintenance & support

5. TECHNOLOGIES

Angular, Java, NodeJS, Alfresco

1. CONTEXTE & BESOIN

La division des matériels à Lyon de la SNCF souhaite faire évoluer son système de workflows complexes permettant de suivre les pannes.

2. SOLUTION WE-FIND

Propositions via des PoC, de solutions BPM dont ACTIVITI, permettant de réaliser des workflows compliqués sur mesure. Les systèmes devaient être adaptés de sorte que la SNCF soit autonome une fois la plate-forme déployée et ainsi pouvoir créer ou modifier des workflows.

3. RESULTATS OBTENUS

Une plate-forme fonctionnelle offrant une réponse puissante et flexible face aux besoins. Interaction avec serveur de SMS pour répondre au besoin de temps réel.

4. DOMAINES D'EXPERTISE

Audit technique / fonctionnel / clustering & rep / BPM / Développements sur mesure / PoC

5. TECHNOLOGIES

Java, Activiti, Angular, PEGA